こんにちは、中央執行委員会です。
今回は、サークル活動を行う上で必要な重要書類についてのお話をします。
◆はじめに
皆さまのサークルが活動をする際には、次のような関係書類を提出することが
必要となってきます。
これらの書類が提出されていないと、活動上の支出が認められません。
また、その場合・・・
不正支出として所属者の実費負担による返済が発生します!
必要書類は必ず提出するようにしましょう!
◆必要書類の一覧表
提出対象となる期間 ―――――――――――――――――――
2017年度(2017年4月1日~2018年3月31日)となってます。
※上記の期間に実施した活動に関して、必要な報告書を提出してください。
※当年度分の会計監査において、使用いたします。
新年度登録書類における登録情報の変更申請―――――――――
2017年4月から5月にかけて提出した登録書類の記載内容が変更された場合
必ず中央執行委員会まで届け出てください。
書 類 名
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変更申請が必要な場合
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申請/提出先
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様 式
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役員名簿
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役員(代表者・会計担当者)が変更になった場合。
(※1)
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中央執行委員会部室
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学生支援課窓口にて「役員(幹部)交代報告書」を貰い、必要事項を記入しコピーを提出。(原本は学生支援課へ提出すること。)
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学外指導員(講師や監督など)が変更又は追加になった場合。(※2)
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中央執行委員会部室にて、提出済みの書類へ変更情報を追加記入。
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銀行口座登録(登録・変更)
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口座名義など登録情報が変更された場合。
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学生支援課もしくは中央執行委員会窓口にて申請用紙を貰い、必要事項を記入しコピーを提出。(原本は学生支援課へ提出すること。)
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2017年度課外活動団体
活動内容届け出(※3)
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登録している活動内容及び目的が変更された場合。
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中央執行委員会窓口で「活動内容更新届け出」を貰い、必要事項を記入し提出。
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※2.特に講師謝礼金を支払っている学外指導員については、登録・変更申請をしていないと支出(謝礼費・源
泉徴収費)を認められない場合があります。
※3.届け出に記載されている情報を基に、支出が適正かを判断いたします。記載内容に一致していない活動及び
関連支出は、不正支出となります。また、一度も提出していない団体は大至急提出するようにお願いします
(提出していない場合、会計活動が認められない場合があります)。
※各書類が提出期限までに提出できない場合は、中央執行委員会窓口までご相談ください。
○こちらに関してのお問い合わせは、大谷大学会計部【kaikei.otani@gmail.com】まで!
活動の実施における書類の提出について―――――――――――
書 類 名
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用 途
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提 出 先
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様 式
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提出期限
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課外活動行事届
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公式試合への出場又は演奏会や合宿など、学内外にて課外活動を行う場合に提出。
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中央執行委員会部室
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以下の内、1点を提出。
・学生会が定める書式にて。
・(※1)学生支援課へ提出する書式のコピー。(詳細は課外活動ハンドブック10P参照)
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開催前
7日以内
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課外活動行事結果報告書
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公式試合への出場又は演奏会や合宿など、学内外にて課外活動を行った場合に提出。
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以下の内、1点を提出。
・学生会が定める書式にて。
・(※1)学生支援課へ提出する書式のコピー。(詳細は課外活動ハンドブック10P参照)
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開催後
7日以内
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交通費発生報告書(※2)
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活動上、交通費が発生した場合に提出。
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・学生会が定める書式にて。
(詳細は会計業務の手引き20P参照)
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支出後
7日以内
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交際費発生報告書(※2)
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活動上、交際費が発生した場合に提出。
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・学生会が定める書式にて。
(詳細は会計業務の手引き21P参照)
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支出後
7日以内
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※各書類が提出期限までに提出できない場合は、中央執行委員会窓口までご相談ください。
※1.書類のコピーは書類が完成された状態(顧問押印済み・提出日記載済み等)で行ってください。
※2.適正な支出か否かの判断がつきづらい場合は、事前にご相談ください。
○こちらに関してのお問い合わせは、大谷大学会計部【kaikei.otani@gmail.com】まで!